Kostenlose Buchhaltungssoftware: Was wirklich gratis ist
Fast jeder Anbieter wirbt mit „kostenlos" — gemeint ist damit meistens eine Testphase von 14 oder 30 Tagen. Wir trennen hier sauber: Welche Programme haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif, wo endet die Gratisnutzung nach ein paar Wochen, und wann lohnt sich das Bezahlen wirklich?
Erstellt und geprüft von Christoph Ballmer Das Wichtigste in Kürze
- 3 von 8 Programmen in unserem Vergleich haben einen echten, zeitlich unbegrenzten Gratis-Tarif.
- Alle übrigen bieten nur eine befristete Testphase (meist 14 oder 30 Tage) und kosten danach ab 7.9 €/Monat.
- Kostenlose Tarife sind fast immer mengenbegrenzt — bei Rechnungen, Kunden oder Belegen.
- Die Übermittlung ans Finanzamt über ELSTER ist immer kostenlos, unabhängig von der Software.
Programme mit echtem Gratis-Tarif
Diese Anbieter lassen sich dauerhaft ohne Grundgebühr nutzen. Die Grenzen liegen bei den Mengen und beim Funktionsumfang — was im Einzelfall passt, steht im jeweiligen Test.
| Anbieter | Gratis-Modell | DATEV | Bezahltarif ab | Note |
|---|---|---|---|---|
| sevDesk | 14 Tage alle Funktionen, danach dauerhaft kostenloser Free-Tarif | ✓ | bleibt kostenlos | 4.5 / 5 |
| Accountable | Kostenloser Tarif verfügbar | – | bleibt kostenlos | 4.2 / 5 |
| Papierkram | Kostenloser Free-Tarif | ✓ | bleibt kostenlos | 4.1 / 5 |
Nur Testphase — danach kostenpflichtig
Diese Programme sind gute Lösungen, aber eben keine Dauer-Gratis-Angebote. Wer sie als „kostenlose Buchhaltungssoftware" sucht, sollte das Ende der Testphase im Kalender haben.
| Anbieter | Testphase | Danach ab | DATEV | Note |
|---|---|---|---|---|
| Lexware Office (lexoffice) | 30 Tage kostenlos testen | 7.9 €/Monat | ✓ | 4.6 / 5 |
| WISO MeinBüro | 14 Tage kostenlos testen | 9 €/Monat | ✓ | 4.3 / 5 |
| Candis | 30 Tage kostenlos testen | 389 €/Monat | ✓ | 4.3 / 5 |
| BuchhaltungsButler | Kostenlos testen | 15 €/Monat | ✓ | 4.2 / 5 |
| FastBill | 14 Tage kostenlos testen | 10 €/Monat | ✓ | 4.0 / 5 |
Preise netto, i. d. R. bei jährlicher Abrechnung. Stand 09/2026, ohne Gewähr — maßgeblich ist der jeweilige Anbieter.
Was kostenlose Tarife typischerweise weglassen
Kostenlose Versionen sind selten Sparversionen desselben Produkts — sie lassen gezielt die Funktionen weg, die den Anbietern Geld kosten. In der Praxis sind das fast immer dieselben drei:
- Bankabgleich: Kontoumsätze automatisch einlesen und Rechnungen zuordnen. Ohne diese Funktion machst du den Abgleich von Hand.
- Automatische Belegerkennung (OCR): Belege abfotografieren und auslesen lassen. Bei vielen Belegen ist das der größte Zeitfresser.
- DATEV-Export: Die Schnittstelle, über die dein Steuerberater die Daten direkt übernimmt. Fehlt sie, entsteht Doppelarbeit auf beiden Seiten.
Dazu kommen Mengengrenzen: eine begrenzte Zahl an Kunden, Rechnungen oder Belegen pro Jahr. Solange du darunter bleibst, ist ein Gratis-Tarif eine ernsthafte Option.
Die kostenlose Alternative: ELSTER
Unabhängig von jeder Software ist der Weg zum Finanzamt kostenlos: Über das offizielle Portal ELSTER lassen sich Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und Steuererklärung ohne Gebühren übermitteln. Was ELSTER nicht leistet, ist alles davor — Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Zahlungen abgleichen. Genau dafür ist Buchhaltungssoftware da.
Für Nebenberufler mit wenigen Belegen kann die Kombination aus einem kostenlosen Rechnungstool und ELSTER völlig ausreichen. Sobald regelmäßig Belege anfallen, kippt die Rechnung: Die Zeitersparnis durch Bankabgleich und Belegerkennung ist meist mehr wert als die 10 bis 20 € Monatsgebühr.
Für wen welcher Weg passt
- Nebenberuflich, wenige Rechnungen: Gratis-Tarif plus ELSTER reicht in vielen Fällen.
- Hauptberuflich selbstständig: Ein Einstiegstarif ab rund 9 €/Monat zahlt sich meist über die gesparte Zeit aus.
- Zusammenarbeit mit Steuerberater: Achte auf den DATEV-Export — er ist das entscheidende Kriterium und fehlt in Gratis-Tarifen oft.
- GmbH oder UG: Hier gilt in der Regel die doppelte Buchführung mit Bilanz. Kostenlose Tarife decken das meist nicht ab.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich kostenlose Buchhaltungssoftware?
Ja, aber deutlich seltener als die Werbung vermuten lässt. In unserem Vergleich haben 3 von 8 Programmen einen dauerhaft kostenlosen Tarif — alle anderen bieten nur eine befristete Testphase und werden danach kostenpflichtig. Wer „kostenlos" liest, sollte deshalb immer prüfen, ob ein Gratis-Tarif oder eine Testphase gemeint ist.
Ist Papierkram wirklich kostenlos?
Papierkram bietet einen echten Free-Tarif ohne Zeitlimit. Er ist allerdings mengenbegrenzt — die Zahl der Kunden, Rechnungen und Belege ist gedeckelt. Für Nebenberufler und kleine Selbstständige mit wenigen Rechnungen im Monat reicht das oft; wer darüber hinauswächst, wechselt in einen Bezahltarif.
Kann ich meine Steuererklärung kostenlos ans Finanzamt übermitteln?
Ja. Die Übermittlung über das offizielle Portal ELSTER ist kostenlos — Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und Steuererklärung lassen sich dort ohne Zusatzkosten einreichen. Der Aufwand liegt bei dir: ELSTER erfasst keine Belege, schreibt keine Rechnungen und gleicht keine Bankumsätze ab.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Buchhaltung?
Für eine sehr einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit wenigen Belegen kann eine Tabelle genügen. Zwei Punkte sprechen dagegen: Rechnungen müssen die Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten, und seit 2025 gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht in strukturierten Formaten — die eine Tabelle nicht erzeugt. Ohne Gewähr, keine Steuerberatung.
Wann lohnt sich der Wechsel zu einer Bezahl-Version?
Meist an drei Punkten: wenn die Mengengrenzen des Gratis-Tarifs greifen, wenn du den Bankabgleich und die automatische Belegerkennung willst, oder wenn dein Steuerberater einen DATEV-Export braucht. Diese drei Funktionen sind es, die in den kostenlosen Tarifen typischerweise fehlen.
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